Ministerstwo Finansów prowadzi prace nad przepisami, dzięki którym od 1 stycznia 2024 r. możliwe będzie uruchomienie w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Twórcy nowego rozwiązania zapewniają, że na wprowadzeniu elektronicznego fakturowania zyskają zarówno przedsiębiorcy, jak i państwo.

Nie wszyscy zdają sobie sprawę, że KSeF już działa w Polsce i dobrowolne korzystanie z systemu jest możliwe od 1 stycznia 2022 r. Za nieco ponad rok (1 stycznia 2024 r.) KSeF stanie się jednak obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a kilka miesięcy później wystawianie faktur poza nim zacznie być przez administrację skarbową karane. Fakturowanie z pominięciem systemu kosztować będzie nawet 100 proc. kwoty podatku VAT, a jeśli podatek w ogóle nie zostanie na fakturze ujęty - do 18,7 proc. należności wskazanej w dokumencie. 

‍

Specjaliści zalecają więc, aby z uruchomieniem systemu w firmie nie czekać na ostatnią chwilę i przygotować się na jego wprowadzenie odpowiednio wcześniej. Tym bardziej, że w wielu kwestiach KSeF może przedsiębiorcom ułatwić życie i znacznie usprawnić procesy księgowe.

Jakie korzyści KSeF przyniesie firmom?

• Krajowy System e-Faktur zautomatyzuje wymianę dokumentów księgowych między przedsiębiorcami i ułatwi proces płatności. 
• e-Faktura generowana będzie w ustandaryzowanym, jednolitym dla wszystkich formacie.
• Każda faktura będzie mieć w systemie unikalny numer KSeF.
• e-Faktura zostanie uznana za wystawioną w dniu przesłania jej przez wystawcę do systemu. Nadanie fakturze numeru KSeF i automatyczne udostępnienie nabywcy będzie jednoznaczne z dostarczeniem dokumentu do kontrahenta. 
• Treść faktur można będzie zawsze sprawdzić w systemie. Dostęp do KSeF zapewniony zostanie w czasie rzeczywistym. 
• Wszystkie faktury w KSeF będą mieć wyłącznie formę cyfrową. Nie będzie trzeba ich drukować, zniknie też potrzeba ręcznego (obarczonego ryzykiem błędu ludzkiego) wprowadzania danych do systemów księgowych.
• Dzięki KSeF wyeliminowane zostanie ryzyko zgubienia lub zniszczenia dokumentów księgowych. Nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów faktur.
• Przedsiębiorcy nie będą musieli samodzielnie faktur archiwizować. Będą one przechowywane w systemie przez okres 10 lat.
• Dzięki KSeF podstawowy termin zwrotu podatku VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni. Poprawi to płynność finansową małych i średnich firm.
• Przedsiębiorcy nie będą już zobowiązani do raportowania administracji skarbowej plików JPK_FA i JPK_VAT RR. 
• Systemy analogiczne do KSeF zostaną stopniowo wprowadzone we wszystkich państwach UE. Ujednolicenie przepisów księgowych w całej Wspólnocie ułatwi przedsiębiorcom współpracę z partnerami zagranicznymi.
• Pieniądze i czas zaoszczędzone dzięki automatyzacji procesów księgowych będzie można wykorzystać na działania bezpośrednio związane z biznesem. 

Co dzięki KSeF zyska państwo? 

Na uruchomieniu Krajowego Systemu e-Faktur skorzystać ma także polski fiskus. Głównym celem wprowadzenia KSeF jest uszczelnienie systemu VAT i zmniejszenie liczby nieprawidłowości, takich jak unikanie opodatkowania czy prowadzenie działalności w tzw. szarej strefie. Zgodnie z danymi Ministerstwa Finansów, luka w podatku VAT wyniosła w 2020 r. ok. 10,8 proc. zakładanych wpływów, co odpowiadało kwocie 22,7 mld zł. Jak wynika z raportu CASE, rok później sytuacja była już lepsza, choć luka wciąż wynosiła 4,3 proc., czyli ok. 10 mld zł. 

Oprócz poprawy przestrzegania przepisów podatkowych i zwiększenia dochodów budżetu państwa, KSeF pozwoli również przyspieszyć cyfryzację sektora publicznego. Ujednolicony system informatyczny ułatwi pracę administracji skarbowej i ograniczy liczbę prowadzonych przez nią działań kontrolnych. Urzędnicy skarbowi nie będą już musieli zajmować się wspomnianymi plikami JPK_FA i JPK_VAT RR, a inne dokumenty księgowe będą dla nich w każdej chwili dostępne przez 10 lat. Wyeliminuje to konieczność kłopotliwych i czasochłonnych kontroli przeprowadzanych przez przedstawicieli fiskusa w siedzibach przedsiębiorstw.