Co zrobić w przypadku awarii KSeF?

W 2024 r. wprowadzony zostanie w Polsce obowiązek korzystania z  Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to oznaczać, że jedynym obowiązującym formatem dokumentów księgowych stanie się tzw. faktura ustrukturyzowana, istniejąca wyłącznie w formie elektronicznej. Co jednak w przypadku, gdy dojdzie do awarii systemu i wystawienie faktury stanie się niemożliwe?      


Pracujące nad przepisami dot. KSeF Ministerstwo Finansów przewidziało sytuację, w której (z powodu awarii lub aktualizacji systemu) wystawianie faktur stanie się niemożliwe. W takiej sytuacji podatnik będzie mógł wystawić dokument offline, korzystając z takiego samego wzoru faktury ustrukturyzowanej, jaki obowiązuje podczas normalnego korzystania z KSeF. Wypełniony wzór będzie traktowany jak pełnoprawna faktura, którą przekazać trzeba będzie nabywcy.

Kluczowe znaczenie podczas awarii mieć będzie jednak data wystawienia faktury określona w polu P_1. Zgodnie z art. 106na ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług, jeśli data wystawienia faktury będzie inna niż data jej przesłania do KSeF, faktura zostanie uznana za wystawioną z chwilą jej przekazania do systemu.

Awaria KSeF. Skąd się o niej dowiemy?
Zgodnie z treścią art. 106ne Ustawy o podatku od towarów i usług, informacje o awariach i przerwach w dostępie do KSeF zamieszczane będą w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Obecnie znajdziemy je na stronie Krajowej Administracji Skarbowej w zakładce “Komunikaty”.     

Dodatkowo ma też zostać udostępniony niezależny od KSeF interfejs, którego rolą będzie informowanie o awariach systemu. Będzie go można zintegrować z komercyjnym oprogramowaniem wykorzystywanym do obsługi KSeF, takim jak np. Banqup. Interfejs pozwoli przedsiębiorcom i księgowym na bieżąco sprawdzać stan systemu i dowiedzieć o wystąpieniu awarii oraz jej usunięciu.

‍

KSeF i awarie po stronie podatnika
A co w przypadku, gdy zawiedzie program księgowy wykorzystywany przez przedsiębiorcę? W takiej sytuacji ustawodawca przewidział możliwość wystawienia faktur offline poza KSeF. Taki dokument trzeba będzie jednak przesłać do systemu następnego dnia roboczego po usunięciu usterki.

‍

Niezawodny program do wystawiania faktur w KSeF

Faktury ustrukturyzowane, zgodne z KSeF wystawiać będzie można przy pomocy narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, a także za pośrednictwem 

komercyjnych programów finansowo-księgowych, takich jak Banqup. Aplikacja jest dostosowana do obowiązujących przepisów, umożliwia fakturowanie, płatności oraz 
swobodną wymianę dokumentów między biurem księgowym a przedsiębiorcą. Wystawione w niej faktury są przesyłane do KSeF przez interfejs API.   

‍

KSeF - vademecum przedsiębiorcy

Chcesz wiedzieć więcej? Nasi eksperci stworzyli vademecum dla przedsiębiorców przygotowujących się do wprowadzenia nowego systemu. Znajdziesz w nim odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF. 

‍Pobierz vademecum przedsiębiorcy