Co to jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów - PKPiR?

PKPiR to Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów - narzędzie księgowe służące do prowadzenia bieżącej ewidencji dokumentów firmowych dotyczących kosztów i przychodów. W oparciu o nią ustala się główne podstawy opodatkowania. Zobacz, jak poprawnie prowadzić PKPiR.

‍

Co to PKPiR?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów - PKPiR - to przejrzysta i mocno uproszczona ewidencja służąca do zapisu przychodów oraz kosztów działalności. Dzięki niej możliwe jest wyliczenie zaliczki na poczet podatku dochodowego. 

W PKPiR przedsiębiorca odnotowuje poniesione koszty i uzyskane przychody wraz z dokładną datą, opisem, wysokością kwoty. Jest tam także miejsce na komentarze lub uwagi. Każdy tego typu wpis otrzymuje swój numer porządkowy. W tak prowadzonej ewidencji znajdują się również sumy wszystkich przychodów i kosztów z danego okresu. 

‍

Kogo obowiązuje PKPiR?

Zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, czyli tzw. uproszczoną księgowość możesz prowadzić, gdy:

→ prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą albo działalność w formie spółki cywilnej, partnerskiej, jawnej lub przedsiębiorstwo w spadku,

→ poziom przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej za miniony rok - nie przekroczył 2 mln euro,

→ rozliczasz podatek w oparciu o jedną z tych form: na zasadach ogólnych wg skali podatkowej (stawki 12 proc. i 32 proc.) lub liniowo (stawka 19 proc.).

‍

Przedsiębiorcy, którzy uzyskali równy lub większy niż 2 mln euro przychód zobowiązani są do prowadzenia tzw. pełnej księgowości.

‍

Kiedy założyć PKPiR?

Podatnik jest zobowiązany założyć PKPiR w następujących terminach:

→ jeśli kontynuuje działalność - 1 stycznia roku podatkowego,

→ jeśli rozpoczyna działalność - w dniu jej rozpoczęcia.

‍

Pamiętaj: jeśli prowadzenie PKPiR zlecasz do biura księgowego - masz 7 dni od zawarcia umowy z biurem na zawiadomienie o tym naczelnika urzędu skarbowego (ze wskazaniem nazwy i adresu biura oraz adresu, pod którym przechowywana jest księga i dokumenty).

‍

Jak prowadzić PKPiR?

Przede wszystkim rzetelnie i w sposób niewadliwy. To najważniejsze. Możesz zdecydować, czy rejestr będziesz prowadził w wersji papierowej czy elektronicznej. Pierwsza opcja oznacza dodatkowy obowiązek zadbania o oprawienie (np. zbindowanie) kart i ponumerowanie wszystkich stron. 

Wzór PKPiR znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

‍

Prowadząc księgę w formie elektronicznej musisz dopilnować kilku rzeczy: 

→ dobrać taki program komputerowy, który pozwoli na szybki wgląd do zapisanych treści, umożliwi ich druk w sposób chronologiczny i zgodnie ze wzorcem,

→ spisać instrukcję obsługi programu do prowadzenia PKPiR,

→ zabezpieczyć gromadzone dane chroniąc je przed zniszczeniem czy zniekształceniem. 

‍

Nie masz obowiązku drukowania PKPiR, ale powinieneś zadbać o zapisanie dokumentów księgowych na dysku twardym komputera, np. w formacie PDF, z zachowaniem porządku chronologicznego. 

‍

Co wpisujemy do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów?

PKPiR jest najprostszą formą prowadzenia bieżącej ewidencji księgowej. Zamieszcza się w niej koszty zgodne z warunkami określonymi w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Znajdą się więc tutaj następujące pozycje:

→ przychody,

→ zakup towarów lub usług,

→ wydatki poniesione w związku z prowadzeniem działalności (np. opłaty pocztowe czy bankowe),

→ koszty prac badawczo - rozwojowych.

‍

Pamiętaj: aby dany wydatek można było zaliczyć do kosztów podatkowych, musi on mieć związek z prowadzoną działalnością. Jako przedsiębiorca musisz udowodnić to połączenie. 

‍

Każdy z ewidencjonowanych dokumentów powinien zawierać następujące dane:

→ nazwę podmiotu wystawiającego,

→ datę,

→ przedmiot operacji gospodarczej wraz z wartością,

→ podpisy osób upoważnionych do zawierania transakcji gospodarczych,

→ numer porządkowy lub inne oznaczenie, które pozwala zidentyfikować dokument.

‍